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Covid-19 : Comment maintenir et accentuer la collaboration malgré la distanciation sociale ?

19/03/2020

Survivre en pandémie, distanciation sociale, confinement, aplatir la courbe, masques FFP2 vs N95 ... Ces derniers jours ont vu apparaître de nouveaux mots et de nouveaux concepts souvent anxiogènes, mais surtout synonymes de changement. Tant dans notre vie privée que professionnelle. Le télétravail lorsque cela est possible est devenu la norme, les enfants sont à la maison, et de nouvelles règles s'imposent à notre quotidien. Cette crise sanitaire mondiale nous oblige, non seulement à revoir notre manière de travailler, mais encore plus celle de collaborer. Avec nos équipes, nos partenaires et nos clients. Il est essentiel de garder du lien, d’échanger et de continuer à collaborer dans de bonnes conditions. L’équipe Design d’ekino, comme tous les pôles de l’agence doit se montrer inventive et réactive pour pallier à cette distance imposée et vous propose ici quelques pistes et astuces pour répondre à cette question essentielle que doivent se poser nombre d’entreprises : Comment soutenir la continuité de l’activité, l’efficacité du travail et la mobilisation des équipes dans des circonstances exceptionnelles ?

S'adapter rapidement en travaillant autrement

C'est le moment d'innover, de réfléchir à des astuces qui facilitent la vie et prennent en compte la réalité du travail : empathie, innovation et collaboration sont au cœur de ces dispositifs. Au-delà des bons outils, il est nécessaire de mettre en place une bonne organisation pour un travail à distance efficace. Il s'agit de repenser plusieurs aspects et d'optimiser le temps passé ensemble selon les besoins des projets et ceux de vie de l’entreprise. En tant qu’acteur du digital, ekino avait déjà anticipé ces enjeux, et en tant que designers, nous avons l’habitude d’adapter constamment nos méthodes et nos outils pour proposer les meilleurs dispositifs à nos clients, pour répondre à leurs besoins. Situation exceptionnelle ou pas !

Cela fait déjà une semaine que nous sommes tous en télétravail. Malgré cette distance imposée, nous avons maintenu le planning de nos différents projets en adaptant nos méthodologies et en nous appuyant sur les outils collaboratifs du marché. Selon les différentes phases de projets et les capacités de nos clients et collaborateurs, nous sommes à même de proposer le bon dispositif qui permet d’accompagner nos clients dans la continuité de leur activité, que ce soit en mode synchrone ou asynchrone. Voici quelques exemples de solutions que nous avons déjà mises en place.

Communiquer à distance : une gouvernance maîtrisée des projets

Coordination des équipes, suivi de l’avancement, maintien de la cohésion d’équipe.

Pour la gestion des projets collaborative à distance, faire des réunions à plusieurs participants avec la possibilité de partage d’écran, ou alors d’enregistrement audio/vidéo est nécessaire. Pour un grand projet nécessitant un suivi quotidien des tâches, nous recommandons Trello. Pour ce qui est de la communication, Slack devance ses concurrents par la flexibilité de la création de canaux thématiques et l’intégration d’autres outils du marché tels que Google Drive et Twitter.

Notre astuce ? Instaurer des rituels quotidiens pour les projets sur des chaînes dédiées ! 🤝

Slack permet de réduire le volume de mail, de faciliter les échanges collaboratifs en équipe. Le vrai plus, c’est aussi les applications qu’on peut rajouter : outils de sondage, Google Drive, Invision..." Laurène Frasca, UX Designer chez ekino.

Explorer à distance : récolte d’information auprès des utilisateurs

Collecter les insights, comprendre la réalité des usages

Les outils qui facilitent la communication à distance sont aussi efficaces pour récolter des informations auprès des stakeholders et utilisateurs. Le partage d’écran commenté remplace de façon très efficace une séance de démonstration in situ.

Pour ce qui est de l’observation terrain à distance, les journaux de bord s’avèrent être un bon support pour traduire le quotidien et l’environnement d’un utilisateur. Bien sûr, certaines données seront manquantes (le toucher, les odeurs, ce que l’on ne montre pas, etc.), néanmoins ces approches permettent de recueillir des insights nécessaires au cadrage des besoins.

Notre astuce ? Enregistrer les séances d’observations utilisateur Zoom pour enrichir vos notes d’observations. Ne pas oublier de demander le consentement bien évidemment. 📹

"La recherche utilisateur à distance présente des contraintes, mais aussi des opportunités : par exemple, le questionnaire autoadministré via surveymonkey permet d'obtenir des retours rapides sur un échantillon large ; les entretiens en visioconférence Zoom favorisent l'interrogation de cibles dispersées géographiquement ; et le journal en ligne par typeform aide à recueillir des insights dans la durée, à différents moments d'usage, et de manière peu intrusive pour l'utilisateur." Laetitia Pouilly, Chargée d’étude chez ekino.

Co-créer et brainstormer à distance

Brainstormer, organiser les idées à distance et visualiser en temps réel

Le travail collaboratif à distance est également possible grâce aux outils ayant des fonctionnalités de :

  • Affichage en temps réel des modifications d’autres participants
  • Post-its numérisés
  • Gestion de tableaux d’avancement de tâches couplées avec des fonctionnalités puissantes de modélisation
  • Possibilité de “lever la main” pour prendre la parole

Miro et Zoom nous semblent aujourd’hui les outils les plus adaptés à nos exigences de fluidité d’échange et modélisation du travail collectif. De plus, nous recommandons de combiner plusieurs outils afin d’animer des ateliers à distance effectifs. Par exemple, lors d’un atelier de cadrage, Whimsical nous a permis de construire et modifier en live avec nos clients via l’animation de l'équipe qui intégrait tous les retours instantanément. Mieux vaut raccourcir la durée d’un atelier à distance à 1h30 maximum, car la distance prend plus de temps, de réflexion et d’action. ⏰ Utiliser l’option “breakout rooms” de Zoom permet de gérer des activités de groupes lors des ateliers à distance. 🙌

Notre astuce ? Identifier un.e animateur.trice unique qui sert de repère à l’ensemble des participants. 🙋‍♀️

Zoom, est un outil simple et efficace, la qualité est toujours bonne. Les fonctionnalités sont adaptées pour faire des calls collaboratifs, ainsi que des ateliers à distance. J’aime beaucoup l’idée des breakout rooms et de pouvoir lever la main quand on veut prendre la parole.” Müge Çetinkaya, UX Designer chez ekino

Concevoir à distance : échanger et travailler ensemble

Prototypage rapide, ajustement en temps réel

On utilise des outils qui facilitent la conception, le prototypage et surtout le commentaire des maquettes sur un seul et même support. Ces outils ont ainsi des fonctionnalités qui permettent un partage de travail et le suivi de l’avancement par une équipe nombreuse. De plus ces outils permettent de conduire des tests utilisateurs à distance pour un ajustement avant la phase du développement. Ceci se traduit pour nos clients en un gain de coût et de temps ! Figma et InVision restent pour nous les outils les plus fiables et efficaces.

"Ekino est force de proposition sur les outils collaboratifs à distance. On a mené une réunion avec la fonctionnalité "Freehand" de Invision. C'est très utile pour expliquer des choses à distance, en partageant des wireframes ou des dessins explicatifs." Merry Plaquet, Product Owner chez Euler Hermes.

Notre astuce ? Après avoir fait la présentation des maquettes à distance, utiliser Invision Freehand pour prendre en compte les retours et montrer des solutions/sketcher de façon rapide. ✍️

« InVision est une plateforme de conception de produits numériques puissante imaginée pour tous les designers digitaux afin d'assurer une meilleure condition de conception des produits, communiquer et échanger des commentaires, gérer les versions et itérer jusqu'à la livraison finale. » Nhat Minh Phan, UI Designer chez ekino.

Une équipe soudée malgré la distance physique

Dans un tel contexte de pandémie internationale, le télétravail s'est imposé dans notre quotidien. Mais cela ne nous empêche pas de continuer à collaborer et échanger. Des modes de communication digitaux efficaces permettent de maintenir et renforcer le lien entre les équipes. Chez ekino, nous repensons nos modes de travail pour intégrer ces nouvelles pratiques virtuelles, qui, sans nul doute, imprimeront de nouveaux usages dans les vies de nos entreprises et chez nos collaborateurs.

L’équipe Design et l’ensemble du Groupe ekino se tiennent à votre disposition pour échanger et vous accompagner sur tous les dispositifs que nous mettons en place pour la continuité de vos projets. Et vous, quelles sont vos astuces ? Partagez-les avec nous. :)

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