Sad est rentré chez lui, a posé ses affaires et a fixé les restes du plateau de fromage. Pris par le tourbillon logistique de l’AFUP Day, il n’avait même pas eu l’idée d’y toucher de toute la journée. Ce n’est que le soir, la pression enfin retombée, qu’il en a finalement dévoré un bon tiers.

Parce que quand on a le nez dans l’organisation d’un tel événement, on en oublie même de manger. Vu du public, la journée semble rouler toute seule, mais en coulisses, c’est une autre histoire.

C’est ce qui s’est passé le 22 mai dernier au campus Ynov, lors de la nouvelle édition de l’AFUP Day. Pour ceux qui ne la connaîtraient pas encore, l’AFUP est l’association qui anime la communauté PHP en France depuis plus de 26 ans, mais on oublie parfois que derrière la structure nationale, ces rencontres ne tiennent que grâce aux équipes locales.

Alors pour une fois, finis les talks sur scène : on vous emmène en backstage ! Sad, Nerea, beram, trois des cinq membres de l’équipe organisatrice, nous racontent la réalité du terrain et partagent leur aventure : de la constitution des premiers dossiers aux inévitables imprévus logistiques.

Qu’est-ce qui vous a poussés à porter ce projet d’AFUP Day à Bordeaux ?

Nerea : C’est un événement qui n’est fait que dans quelques antennes tous les ans et souvent il s’agit des mêmes antennes qui participent. On voulait faire un “gros” événement au moins une fois pour tester !

De mon côté je fais beaucoup de conférences, donc je me demandais comment c’était dans les coulisses la préparation d’un tel événement !

Comment ça se passe avec l’AFUP nationale, est-ce qu’il faut monter un dossier ? À quel point vous étiez guidés ou, à l’inverse, libres de vos choix ?

Sad : Chaque ville monte un dossier de candidature. Pour ce dossier il faut notamment avoir des devis pour le lieu, un traiteur, il faut estimer le nombre de participants, le nombre de sponsors, le nombre de speakers locaux. De notre côté on avait la chance d’avoir le président de l’AFUP nationale dans l’équipe, qui avait déjà participé à l’organisation d’un AFUP Day et qui nous a donné beaucoup d’informations sur la création du dossier.

Quel a été le plus gros challenge logistique ou technique que vous avez dû surmonter en coulisses ?

Nerea : UN SEUL ? Pour moi le plus gros souci est comme dans toute équipe : travailler avec un engagement de chacun qui est différent. C’est très frustrant à gérer.

beram : Je te rejoins. On reste sur de l’associatif et le bénévolat, on a tous une vie à côté donc il faut gérer avec. Pour avancer, cela demande de l’engagement et il faut pouvoir avoir des roulements pour se reposer sur les autres. Sachant qu’à côté il faut continuer d’organiser des événements tous les mois.

Bref, la vraie vie de l’associatif. Pas de disponibilités garanties, l’événement ne tient finalement qu’à une seule chose : l’envie de faire les choses bien, ensemble.

Le programme était chargé ! Quels étaient vos critères pour sélectionner les talks et les speakers cette année ?

beram : Le processus de sélection est fourni par l’AFUP nationale. Chacun vote de son côté, ce qui permet de faire un premier tri. Ensuite, on organise une ou plusieurs réunions pour départager les sujets. On ne choisit pas des speakers, on choisit des sujets. C’est après le vote et à la fin des réunions qu’on a les informations de qui se cache derrière quels sujets.

On ne le devinerait pas de l’extérieur, mais c’est presque un jury à l’aveugle ?

Nerea : C’est ça, c’est déjà quand la liste est assez réduite (voire choisie) qu’on a les infos des speakers. Après, il faut effectuer des recherches sur les speakers, est-ce que ce sont des personnes de confiance et qui respectent le code de conduite de l’AFUP sur les réseaux ? À l’AFUP on est beaucoup sur le respect, il faut que les speakers le soient aussi dans leur vie de tous les jours !

Quel conseil donneriez-vous à un dev qui aimerait s’investir davantage dans la communauté PHP locale ou nationale ?

beram : Se rapprocher de son antenne AFUP la plus proche ! Aller en meetup, discuter avec les gens en physique ou sur le slack de l’AFUP et j’en oublie certainement ! Je suis plutôt timide, en général j’ai du mal à discuter avec les gens que je viens de rencontrer et pourtant je m’y retrouve dans la communauté.

Maintenant que la pression est retombée, quel est votre meilleur souvenir, ou la plus belle surprise de cette journée ?

Nerea : La surprise c’était de faire un petit cadeau à la personne qui était notre référente dans ce gros projet. Elle quitte l’asso et on voulait avoir un petit quelque chose avec elle 💙 !

beram : Voir les gens contents !

Sad : C’est pas mon meilleur souvenir, mais ce qui m’a le plus marqué, c’est quand je suis rentré chez moi avec un reste de plateau de fromage, que la pression est bien descendue, j’ai soufflé un coup et voyant le plateau j’ai pris conscience que je n’avais pas goûté au fromage pendant l’événement, j’ai pris un morceau pour goûter, puis un autre (toujours pour goûter), puis un autre… puis j’ai dû manger… euh “goûter” à un tiers du plateau !

Avec le recul, si vous deviez changer une seule chose pour la prochaine édition, ce serait quoi ? D’ailleurs, est-ce que vous avez déjà des idées en tête pour 2027 ?

Sad : Je dirais sans hésiter, goûter au fromage pendant l’évènement, parce qu’il était bon ! Plus sérieusement, on aimerait garder le même lieu et le même traiteur car on a eu des retours très positifs !

Tout n’était pas aussi simple, cela dit ?

Oui, si vous suivez l’AFUP sur les différentes plateformes (sinon, qu’est-ce que vous attendez pour le faire ?), vous avez dû voir passer qu’on a eu pas mal de difficultés financières sur le sponsoring, il y a des améliorations à faire là-dessus.

Un classique, malheureusement, dans le milieu associatif. Le sponsoring qui fluctue d’une année sur l’autre sans qu’on puisse vraiment l’anticiper…

Concernant l’AFUP Day 2027, on va manquer de membres disponibles et investis pour organiser l’AFUP Day, ou bien gérer la partie meetup. C’est encore en discussion avec l’équipe. Mais pour une prochaine édition, on se disait qu’on pourrait mettre en place un petit icebreaker pour permettre aux gens de faire de nouvelles rencontres.

Un grand merci à Nerea, beram et Sad d’avoir pris le temps de nous ouvrir les portes de la gestion d’un tel événement !

Si cette plongée en coulisses vous a donné envie de sauter le pas, n’hésitez plus. La communauté PHP bordelaise (et nationale !) ne demande qu’à s’agrandir, que ce soit pour assister à une conférence, proposer un talk, ou même prêter main-forte à l’organisation de la potentielle édition 2027. Qui sait, l’année prochaine, ce sera peut-être vous de l’autre côté du miroir (et promis, on vous gardera un peu de fromage) !

Pour rejoindre l’aventure, rapprochez-vous de l’antenne AFUP locale sur leurs réseaux, ou bien venez tout simplement discuter avec nous lors d’un prochain meetup.

Du fromage, des imprévus et beaucoup de bénévolat pour faire vivre l’AFUP Day was originally published in ekino-france on Medium, where people are continuing the conversation by highlighting and responding to this story.