Danone - Améliorer l’expérience collaborateur et l’efficacité opérationnelle des équipes dans un contexte international

Expérience client & Design de services

Les objectifs – Construire les nouveaux processus de gestion de portefeuille projets et programme (PPM)

Le PPM, Project and Portfolio Management, est la gestion de projet, produit, programme et portefeuille d’une entreprise. Elle couvre l’ensemble du processus de pilotage, de suivi et prend en considération les différentes interactions entre les parties prenantes.

Dans le cadre de la fusion de 2 entités, Danone souhaite adopter une approche expérientielle afin de construire les nouveaux processus de gestion de portefeuille de ses équipes internationales. L’enjeux est double :

1) S’intégrer dans un projet court terme de conception des nouveaux processus de gestion de portefeuille à implémenter suite à la fusion de 2 entités Danone.

2) Répondre à un objectif moyen terme : celui d’améliorer l’expérience collaborateurs et de répondre aux objectifs d’efficacité opérationnelle à travers la construction de la feuille de route des équipes en charge d’un même projet.

3

mois pour aligner les équipes Danone autour d’une vision cible à court terme des processus et construire la feuille de route sur 3 ans des équipes projet.
21

interviews stakeholders répartis dans 6 pays.
7

familles d’utilisateurs : Sponsors, Business owners, Portfolio Managers, Project leaders, Teams leaders, team member, financial controllers.
8

nouveaux processus de conduite de projet et de pilotage de portefeuilles créés pour répondre aux besoins stratégiques et opérationnels.

Les challenges – Comment améliorer l’efficacité opérationnelle de la gestion de portefeuille dans un contexte multidisciplinaires et international ?

Comprendre les usages, les besoins et les irritants des différentes équipes en France, au Pays Bas, en Chine, à Singapour et en Pologne a été un premier challenge. Nous avons mis en place des solutions et des méthodologies d’interviews, d’observation et d’animation d’ateliers de travail adaptées à la distance et aux spécificités des équipes.

Le second challenge a été de comprendre les enjeux stratégiques des différentes business lines afin de concilier la satisfaction des collaborateurs avec celle des porteurs de la stratégie des portefeuilles.

Enfin, comprendre le contexte technique et technologique dans lequel nous intervenons a été clé pour construire une solution réalisable avec les contraintes des partenaires techniques de Danone.

Notre solution – Une même méthodologie appliquée sur 3 phases

Une phase de recherche durant laquelle nous avons réalisé d’une part des interviews autour des enjeux business et de la stratégie avec les sponsors. Et d’autre part des interviews autour des usages et des besoins avec 7 typologies de profils utilisateurs intervenant dans la gestion du portefeuille sur les volets managérial, financier, RH et opérationnel. Cette phase nous a permis de cartographier le contexte international et multidisciplinaire dans lequel nous avons évolué tout au long du projet.

La seconde phase a eu pour objectif de partager les enseignements de l’étude avec les parties prenantes afin de s’aligner sur la vision cible. Cette vision a été construite également avec les équipes techniques afin de définir le socle adapté au contexte technologique et aux délais de production de la solution.

La dernière phase a été la conception des processus de gestion des portefeuilles avec les utilisateurs et de spécification technique avant lancement en production. À la fin de cette phase, les workflows conçus répondaient à la fois aux besoins et attentes des utilisateurs et également aux spécificités techniques de leur contexte de production.

Sur la base de l’ensemble des enseignements des 3 phases, nous avons livré un audit de l’outil et une feuille de route qui intègre les enjeux à moyen terme d’expérience et business identifiés.

Les résultats – Optimisation des processus de gestion des portefeuilles Danone en rationalisant le nombre de processus en place et en simplifiant les étapes de pilotage

L’alignement des stakeholders autour des besoins utilisateurs et leur engagement dans la construction des nouveaux workflows était l’un des premiers objectifs atteint. Sans lequel, la mise en application de la solution n’aurait pas été possible. Pour ce faire nous avons accordé de l’importance à la cartographie simplifiée des workflows qui a été un outil de communication pour rendre accessible leur compréhension par les équipes avant leur mise en œuvre. L’implication continue des équipes techniques nous a permis de co-construire la solution la mieux adaptée aux usages dans le cadre technologique existant.

Un résultat donc sur la faisabilité de la solution construite et sur l’engagement des équipes afin d’accompagner ce changement.