Conseil Archives - Ekino FR

L’objectif – Proposer un nouveau CMS plus robuste et plus efficace

Le groupe Ramsay Santé est l’un des leaders européens de l’hospitalisation privée et des soins primaires. Ekino a accompagné le groupe dans la migration de leur CMS gérant l’ensemble de leurs sites cliniques. Ce nouveau CMS devait permettre de résoudre les problématiques rencontrées sur leur ancienne plateforme : gérer plus efficacement la contribution des contenus et le SEO, apporter un rafraîchissement graphique aux sites (et en profiter pour les rendre responsives) et améliorer les performances globales des sites.

Le challenge – Comment migrer rapidement vers la nouvelle plateforme tout en intégrant l’ensemble des contenus ?

Les challenges étaient multiples :

• Migrer diligemment vers le nouveau CMS car l’ancien n’était plus maintenu
• Reprendre les données de l’ancienne plateforme (120 sites et tous leurs contenus)
• Alléger l’accès à l’information en termes de stratégie de contenus et de SEO
• Simplifier les parcours utilisateurs en fonction des profils (patient, praticien)

Notre solution – L’agilité pour répondre aux contraintes de temps et capitaliser sur les besoins

L’équipe ekino a mis en place un processus de production agile avec un delivery en cycle courts. En capitalisant sur la flexibilité offerte par les méthodes agiles, nous avons permis à notre client de tester régulièrement son produit et d’arbitrer sur les fonctionnalités et contenus à reprendre pour s’assurer que la solution répondrait à son besoin.

Les résultats – Une plateforme robuste et plus simple d’utilisation

L’ensemble des 120 cliniques du groupe Ramsay Santé a migré sur Drupal 9. La nouvelle plateforme a tenu ses promesses en termes de robustesse et de performance tout en permettant au client de contribuer plus efficacement sur ses sites. Nous continuons aujourd’hui d’accompagner Ramsay Santé sur ce projet et intégrons régulièrement de nouvelles mises à jour aux sites.

L’objectif – Augmenter les ventes PMU en point de vente en améliorant l’expérience des partenaires

PMU cherchait à repenser l’expérience des partenaires, afin de proposer des solutions qui leur faciliteraient la vie au quotidien et les inciteraient à vendre mieux et plus de services. L’entreprise française de paris hippiques a choisi ekino pour sa démarche de design de services, et sa capacité à repenser l’expérience des partenaires tout en adressant les objectifs de performance et de croissance de PMU. En sus, les enjeux d’alignement des équipes commerciales et DSI étaient primordiaux pour proposer une feuille de route viable et réaliste.

Les challenges – Confronter la réalité du quotidien des partenaires et les ambitions de PMU

Le gros des ventes du PMU est réalisé en point de vente avec les partenaires (patrons de bar/tabac), alors que l’activité PMU représente souvent une infime partie de leur activité totale.

Un premier challenge était donc de bien appréhender la journée type d’un patron afin de proposer le meilleur service adapté aux usages réels (journée longue, espace souvent exigu, staff réduit…). Une étude utilisateurs menée sur le terrain auprès de partenaires, et de commerciaux PMU (en contact direct avec les partenaires), doublée d’un travail de modélisation des parcours a permis de traduire cette réalité et de la partager auprès des équipes. Cette réflexion multicanale et ouverte a permis d’appréhender l’ensemble des possibles et de prioriser les solutions en fonction de leur impact pour les partenaires et pour le PMU.

Le second challenge a été d’aligner et d’animer le collectif PMU (équipes commerce, DSI, etc.), peu mature sur les méthodes de design de services avec des points de vue souvent divergents.

L’implication des parties prenantes dans la construction de la feuille de route et de la solution a été vectrice d’alignement et d’engagement des équipes.

Notre solution – Une démarche globale multicanale

L’équipe ekino a mis en place une démarche globale, multicanale pour ouvrir la réflexion sur la meilleure expérience à apporter, au moyen d’une étude préalable et d’une écoute des équipes métiers de PMU.

Ekino a ensuite utilisé les outils de modélisation du design de services comme le service blueprint pour modéliser et révéler visuellement la complexité de la réalité des partenaires, et des interactions avec le PMU, ou le prototypage pour donner à voir la vision finale. 

Enfin, les ateliers collaboratifs pour partager et consolider une vision commune ont guidé la démarche.

Les résultats – Une équipe alignée

Une DSI et une équipe commerce alignée sur les enjeux à faire et les orientations de la solution prise. Des enseignements factuels sur la réalité terrain des partenaires. Une maquette de la solution pour projeter les équipes et les partenaires dans la solution retenue et validée par les retours de tests.

Les objectifs – Renforcer le pilotage des points de vente SFR et fluidifier les interactions entre les métiers qui participent à la vie du point de vente

L’objectif a été de construire un outil à destination des responsables des points de ventes et des conseillers pour les accompagner dans l’animation et la gestion des boutiques SFR. Cette gestion couvre les volets business, à travers les objectifs de vente par exemple, administratif, à travers la gestion des stocks ou encore l’audit, et le volet des ressources humaines, à travers le management des équipes au quotidien et la gestion de leur carrière au sein de SFR.

Les challenges – Construire une expérience adaptée à la réalité du terrain et implémentable dans l’ensemble des boutiques SFR

Le principal challenge a été de réaliser le projet dans le contexte sanitaire de 2020 : Nous avons pu réaliser une partie de l’étude terrain puis avons adapté notre méthodologie de recherche au contexte sanitaire en travaillant avec des groupes d’utilisateurs pour construire la solution la plus adaptée à leurs usages et besoins. 

En parallèle de ce travail orienté utilisateur, le second challenge a été de construire une solution implémentable au sein de l’écosystème SI de SFR. Pour cela, notre capacité de comprendre et d’anticiper les contraintes techniques a été essentielle. Nous avons construit une méthodologie de travail avec les équipes techniques afin d’avancer ensemble dans la conception de cette nouvelle solution. 

Le troisième et dernier challenge a été de fédérer les équipes terrain autour de ce changement, de comprendre leur métier pour que la solution soit facilitatrice, et que sa valeur soit perçue par ses futurs utilisateurs.

Notre solution – Un outil unique pour l’ensemble des acteurs qui interviennent dans la gestion des points de vente SFR

Afin de simplifier l’écosystème d’outils en boutique SFR et de donner aux équipes les moyens de suivre l’information et d’interagir entre elles sans passer d’une interface, et d’un outil à l’autre, nous avons créé Store Manager. 

Store Manager c’est l’outil de gestion des points de vente SFR qui s’adresse à l’ensemble des populations d’utilisateurs qui interviennent dans la vie d’une boutique : 

• Animation d’équipe : il répond au besoin de partager des objectifs, de briefer les équipes en magasin, et d’interagir tout au long de la journée. 
• Gestion de la boutique : Gérer les stocks, les documents, suivre les tâches administratives, tout est centralisé au même endroit. 
• Gestion des ressources humaines : Un outil pour les responsables des points de vente et pour les équipes afin de suivre leurs objectifs et de piloter leur plan de carrière. 
• Qualité : Interagir avec les équipes support pour piloter la qualité des points de vente à travers des audits par exemple. 

Pour construire cette solution, nous avons mis en place une méthodologie en 3 phases : 

1) Comprendre les besoins et les attentes du terrains 

2) Construire la solution avec les équipes techniques 

3) Accompagner les équipes techniques afin de permettre la mise en œuvre de la solution construite

Les résultats – Plus d’archivage papier, une source de données unique et centralisée, à laquelle l’ensemble des équipes peut avoir accès de façon sécurisée et transparente

Les 5 groupes d’utilisateurs du Store Manager ont participé à la construction de cette solution, ce qui a permis de fédérer autour de l’outil. La satisfaction des utilisateurs est le résultat le plus important dans une démarche centrée utilisateur. 

L’impact business n’a pas encore été mesuré, l’outil étant déployé depuis peu, mais nous croyons à l’importance d’un pilotage des objectifs plus aligné avec la stratégie SFR. Store manager permet de créer ce pont entre siège et réseaux des points de vente. Nous poursuivons les évolutions dans ce sens. 

La faisabilité technique est un point essentiel dans notre promesse à l’égard des utilisateurs. Nous nous assurons que ce qui est conçu peut être développé par les équipes. Cela permet de maintenir une relation de confiance avec les utilisateurs. 

Une confiance renouvelée : nous continuons à simplifier avec les équipes SFR l’écosystème des outils en points de vente pour une meilleure expérience collaborateur qui permet aux conseillers de libérer plus de temps pour leur cœur de métier.

Les objectifs – Concevoir la plateforme digitale d’un pôle santé

Le centre médical est un lieu d’excellence doté d’équipements de haute technologie, conçu et pensé par les professionnels de santé, ayant ouvert en décembre 2019. Dans ce cadre, il a fait appel au pôle Experience & Service Design d’ekino pour la conception de la plateforme digitale de l’établissement, en collaboration avec Havas Digital.

Le challenge – Comment refléter l’ambition d’excellence portée par le pôle de santé ?

Dans des délais serrés, les équipes d’ekino ont accompagné le client dans l’ouverture du pôle de santé, en concevant le MVP d’une plateforme digitale complète destinée aux patients et médecins, tout en intégrant les enjeux d’omnicanalité. Nous avons ainsi développé le site internet du pôle de santé, conçu une borne interactive installée à l’accueil en intégrant les enjeux d’espace et de déplacement à l’intérieur du bâtiment, et réfléchi à la signalétique du bâtiment.

Notre solution – Un travail collaboratif impliquant les équipes digitales du pôle

Avec l’aide d’Havas Digital, nous avons réalisé des entretiens auprès des porteurs du projet. Par la suite, nous avons animé des ateliers d’alignement et d’idéation qui nous ont permis de définir les différents parcours des utilisateurs cibles de la plateforme, et de générer des idées de fonctionnalités, avant d’établir la feuille de route. Puis, nous avons animé des ateliers de co-conception, pour enfin développer les écrans.

Les résultats – Pour aboutir à une expérience intégrée et cohérente pour les patients

La réflexion globale menée sur l’écosystème phygital du pôle de santé a permis de créer une expérience utilisateur fluide – à distance depuis le site internet, et en physique – au sein du bâtiment grâce à des bornes digitales.

Les objectifs – Repenser la supervision de l’approvisionnement 

Bolloré Energy distribue à ses 600 000 clients particuliers et professionnels du fioul domestique, du gazole et du gazole dans le monde entier. À l’occasion de la refonte technique de la principale application utilisée par son service d’approvisionnement en produit pétrolier, Bolloré Energy a sollicité ekino et MFG Labs pour l’accompagner dans la conception fonctionnelle et visuelle de cet outil. Cette nouvelle application avait pour objectif d’accompagner au mieux les collaborateurs du service dans leurs missions quotidiennes:

• Fixation quotidienne des prix de bases de vente utilisés ensuite par les agences commerciales.
• Gestion des stocks et commandes de produits.
• Suivi de la couverture des ventes et achats de produits sur les marchés boursiers.

Les challenges – Concevoir un outil adapté aux différents usages dans un contexte métier complexe 

Le marché du pétrole étant très fluctuant,  les collaborateurs du service approvisionnement avaient besoin d’outils personnalisés. Pour réagir rapidement aux imprévus comme une chute des cours pétroliers ou des grèves sur un lieu de stockage, cette application devait être efficace et flexible. 

Nous avons rencontré trois challenges principaux : 

• Appréhender un contexte métier complexe, entre logistique et trading financier. 
• Rationaliser l’écosystème d’outils, transformer de nouveaux usages, historiquement très orientés tableur, en interfaces ergonomiques pour permettre la meilleure visualisation possible de la donnée.
• Embarquer les équipes métiers en leur présentant rapidement des solutions opérationnelles et directement implémentables.

Notre solution – Intégrer les équipes métiers au processus de conception

Afin de comprendre au mieux la réalité des usages des différents métiers et challenger le cahier des charges initialement fourni, nous avons proposé aux équipes projet une première phase d’observation et d’interview de l’intégralité des collaborateurs du service. 

Par la suite, ils ont été pleinement intégrés aux ateliers de co-conception de l’outil, soit en participant à la création des parcours, soit en validant les pistes de solutions. L’implication de l’ensemble des futurs utilisateurs dans la conception de l’application a eu l’avantage de faciliter ensuite son adoption.

Les résultats – La performance et l’expérience des métiers améliorées

La co-création a permis aux équipes métier Bolloré Energy de réellement identifier leurs besoins sur le plan fonctionnel. Les équipes métier ont été embarquées et ont été convaincues par la démarche, assurant l’adoption du futur outil une fois en production. Nous sommes fiers d’avoir contribué à :

• La conception d’outils métiers complexes pour le secteur de l’énergie
• Une méthodologie user-centric prenant en compte les besoins, usages, et la réalité cognitive des utilisateurs
• L’immersion auprès des métiers, analyse des usages et prise de besoin sur le terrain
• La création d’interfaces métier avec de gros enjeux en visualisation d’une large quantité de données.